اگر به عنوان کارفرما اقدام به استخدام افراد کرده باشید، احتمالا تجربه آگهی‌های کاری بی‌نتیجه یا مصاحبه‌های پی در پی و بدون یافتن گزینه مناسب را داشته‌اید. ممکن است کارجویانی رزومه بفرستند که برای شغل مناسب نیست و در مقابل کارجویانی باشند که زیاد از حد موقعیت شغلی مد نظر شما حرفه‌ای هستند. یکی از چیزهایی که می‌تواند از ایجاد چنین موقعیتی جلوگیری کند، یک شرح شغلی مناسب است. برای نوشتن بهترین شرح شغلی ممکن تا انتهای این مطلب همراه ما باشید.
شرح شغلی چیست و چه اهمیتی دارد؟
شرح شغلی همانطور که از نام آن هم پیداست، توصیفی ساده و ملموس از یک موقعیت شغلی است. شرح شغلی همان متنی است که توسط کارفرما برای جذب نیرو تهیه می‌شود و در سایت‌های کاریابی یا مکان‌های دیگر قرار می‌گیرد. به طور خلاصه، در یک شرح شغلی مواردی همچون مسئولیت‌ها و توانایی‌های مورد نیاز کارجو به همراه توضیحات در مورد شغل و محل کار بیان می‌شود. موثر بودن و حرفه‌ای بدون شرح شغلی اهمیت زیادی دارد چرا که در صورت نگارش درست، می‌تواند سبب جذب بهترین گزینه مد نظر برای سازمان و کسب و کار شود.
مهم‌ترین بخش‌های شرح شغلی
یک شرح شغلی خوب باید به اندازه کافی مختصر باشد تا توجه کارجو را به خود جلب کند اما در عین حال به اندازه‌ای کامل باشد که بتواند تصویر روشنی از موقعیت شغلی و انتظارات آن ارائه دهد. به عنوان یک قاعده کلی، شرح شغلی مناسب تعداد کلماتی بین ۳۰۰ تا ۶۰۰ کلمه دارد و می‌تواند مورد توجه کارجویان قرار بگیرد. کارجو با خواندن شرح شغلی باید بتواند به راحتی تصمیم بگیرد که آیا مناسب این شغل است یا خیر و نکته مبهمی برایش باقی نماند. هر آگهی یا شرح شغلی ساختار خاص و بخش‌های مشخصی دارد که بنا بر نوع شغل و میزان اهمیت آن نوشته می‌شود، اما ساختار کلی به شرح زیر است:
۱. عنوان شغلی
استفاده از یک عنوان شغلی استاندارد باعث می‌شود شرح شغلی شما به راحتی میان آگهی‌های دیگر پیدا شود و در سایت‌های کاریابی نیز به راحتی دسته بندی شود، همین هم سبب می‌شود کارجو راحت‌تر به آن دسترسی پیدا کند. از اصطلاحات داخلی و غیر رسمی برای عنوان شغلی استفاده نکنید. این کار ممکن است خودمانی و متفاوت به نظر برسد، اما در عمل گیج کننده و نامتناسب است.
۲. توضیحات مربوط به شرکت
کارجوها می‌خواند بدانند کجا قرار است کار کنند و در صورت امکان خودشان هم در مورد شرکت مقصد و برند احتمالی آن جست و جو کنند. طبق تجربه، اکثر کارجویان هنگامی که از نام و اطلاعات شرکت اطلاعات نداشته باشند برای آن رزومه نمی‌فرستند. پس از نوشتن عناوینی مانند «شرکت معتبر فنی» خودداری کنید. در عوض باید نام دقیق، حوزه کاری و اندازه کسب و کار خود را به وضوح بیان کنید.
۳. خلاصه شغلی
در این بخش باید یک نمای کلی از شغل مورد نیاز خود را ارائه دهید. دقت کنید که لازم نیست همه اطلاعات ریز و درشت را یک جا بیان کنید، بلکه کافیست یک خلاصه یک پاراگرافی بنویسید و در آن می‌توانید خیلی خلاصه از مسئولیت‌های اصلی، نحوه تناسب شغل با سازمان شما، فرصت‌های رشد و این که دارنده شغل در کدام بخش کار می‌کند ارائه دهید.
۴. لیست مسئولیت‌ها
در این بخش باید تخصصی‌تر بحث را باز کنید و همه مسئولیت‌های کلیدی مد نظر برای موقعیت شغلی را بیان کنید. البته بهتر است این مسئولیت‌ها خیلی هم ریز نشوند و در حدود ۵ تا ۱۰ مورد باقی بمانند. برای هر مسئولیت می‌توانید یک توضیحات یکی دو خطی و کوتاه هم در مورد چرایی و چگونگی آن بدهید. این مسئولیت‌های شغلی می‌توانند شامل موارد زیر باشند:
- وظایف منحصر به فرد سازمانی
- فعالیت‌های روزمره مورد نیاز
- مسئولیت‌های نظارتی
- بخش‌های مربوط به آموزش
- ارائه ارزیابی عملکرد
- مسئولیت‌های مربوط به رعایت قوانین سازمان
۵. صلاحیت‌های شغلی
در بخش بعدی شرح شغلی باید به این اشاره کنید که کارجو باید چه چیزهایی را در رزومه خود داشته باشد تا بتواند برای این شغل اقدام کند؟ دقت کنید که اگر این بخش را خوب و واضح ننویسید، ممکن است رزومه‌های نامرتبط بسیاری را دریافت کنید و یا اصلا کارجویان مد نظر خودتان را جذب نکنید. صلاحیت‌های شغلی بنا بر نوع و حوزه کسب و کار می‌توانید شامل چند مورد یا همه موارد زیر باشند:
- مهارت‌های مورد نیاز، از جمله مهارت‌های سخت و نرم
- میزان و نوع تحصیلات
- میزان سابقه کار مورد نیاز و حوزه آن
- گواهینامه‌ها و مدارک مورد نیاز
- مهارت‌های فنی مورد نیاز
- ارتباطات و انتظارات حل مسئله
- ویژگی‌های شخصیتی مد نظر در کارجو
یک مورد مهم در این بخش، این است که هر توانایی که می‌نویسید، سطح آن را هم مشخص کنید. مثلا آشنایی اولیه برای سازمان شما کافیست؟ آیا به تسلط نیاز دارید یا کارجو باید در آن موضوع حرفه‌ای باشد؟ به علاوه برخی مهارت‌ها را خوب است که کارجو داشته باشد، اما اگر در ابتدای کار هم آن‌ها را نداشت هم مشکلی نیست. می‌توانید برای این مواد بنویسید که مزیت محسوب می‌شود تا کارجویی که آن‌ها را ندارد هم رزومه خود را ارسال کند.
۶. امکانات و مزایای شغلی
این بخش بیشتر به صلاحدید کارفرما طراحی می‌شود و گاهی برخی حتی آن را اصلا در شرح شغلی بیان نمی‌کنند. مخصوصا در بخش میزان حقوق خیلی اوقات کارجویان عدد یا حتی محدوده مشخصی را نمی‌بینند، اما حقیقت این است که بیان مزایا و حقوق به برجسته شدن آگهی شغلی شما کمک می‌کنند و از آن بهتر، جامعه هدف دقیق‌تری را جذب می‌کنید و نیازی به رد کردن رزومه‌های پی در پی نیست. همانطور که گفته شد نیازی نیست برای حقوق یک عدد مشخص را بیان کنید و می‌توانید محدوده مد نظر را تعیین کرده و سپس آن را با توجه به شرایط کارجو تنظیم کنید. نوشتن مزایای مختلف هم برای کارجو جذاب است و می‌تواند شامل مواردی همچون سرویس رفت و برگشت و ناهار، داشتن فضای استراحت، وام‌های شرکتی، داشتن ساعات انعطاف پذیر یا امکان کار از خانه و داشتن بیمه تکمیلی یا بسته‌های کمکی یا دوره‌های آموزشی باشد. اگر مزایای خوبی را ارائه دهید قطعا رزومه‌های حرفه‌ای‌تری را هم جذب خواهید کرد.
برای مشاهده فرصت‌های شغلی در سایت کاریابی، این صفحه را مشاهده نمایید.
۷. بخش دلخواه
بسته به انتظارات شغلی و کسب و کار خود، ممکن است اطلاعات و نکات دیگری مد نظر داشته باشید که بخواهید فراتر از طرح کلی اضافه کنید. می‌توانید چنین مواردی را در انتهای شرح شغلی اضافه کنید اما سعی کنید آن را مختصر و مفید نگه داشته و شرح شغلی را زیاد شلوغ نکنید. این بخش ممکن است شامل موارد زیر (یا موارد دیگری) باشد:
- شرایط خاص کاری مانند ماموریت یا محیط کاری خاص
- زمان متفاوت کاری مانند کار در تعطیلات آخر هفته، شب کاری یا شیفت‌های چرخشی
- الزامات فیزیکی خاص (مثلا سرپا ایستادن برای زمان طولانی یا بالا رفتن از نردبان و …)
- جزئیات مربوط به تیم کاری یا نحوه خاص پرداخت حقوق
۸. ویرایش شرح شغلی
تا ایجای کار یک شرح شغلی کامل را نوشته‌اید. حتما بعد از اتمام کار نمونه خود را بخوانید و ببینید که آیا به اندازه کافی جذاب و در عین حال کامل هست یا خیر؟ در صورت نیاز می‌توانید بخش‌های مختلف را تغییر دهید تا در نهایت یک شرح شغلی روان و مختصر و مفید داشته باشید. به علاوه اگر مدت زیادی است که از یک شرح شغلی مشخص استفاده می‌کنید و حالا شرح وظایف یا شرایط کسب و کار تغییر کرده، فراموش نکنید که شرح را هم آپدیت کنید.
بایدها و نبایدها در نوشتن شرح شغلی
شالوده اصلی نوشتن شرح شغلی را ارائه دادیم و نکات مهم نگارش آن را هم با هم بررسی کردیم، اما برای گرفتن بهترین نتیجه، مهم است ریزه کاری‌‌های دیگری را هم رعایت کنید. اگر می‌خواهید شرح شغلی شما توسط گروه هدف‌تان مشاهده شود و بهترین کاندیداهای ممکن را جذب کنید، این نکات را حتما در نظر بگیرید:
تا جای ممکن ساده بنویسید
هرچه انتظارات خود را ساده‌تر بیان کنید، احتمال گیج شدن افراد بیشتر می‌شود و افراد مناسب کمتری را جذب می‌کنید. تا جای ممکن روان و ساده بنویسید و سعی کنید جملات خود را بین ۱۳ تا ۱۷ کلمه نگه دارید. استفاده از لغات و جملات پیچیده سبب می‌شود مخاطب خیلی سریع به سراغ آگهی بعدی برود. به جای استفاده از کلمات کلی و مبهم، جزئیات را بیان کنید و تا حد ممکن دقیق باشید، آنقدر که برای کارجو جای سوال زیادی باقی نماند.
مهم‌ترین‌ها را اول بیان کنید
ساختار کلی شرح شغلی همان چیزی است که در بخش قبلی بیان شد، اما نحوه بیان هر بخش از شرح شغلی چیست؟ یک نکته ساده وجود دارد و آن هم این است که مهم‌ترین بخش را اول بگویید. مخصوصا در مورد بخش صلاحیت‌های مورد نیاز و وظایف کاری، حتما با موارد ضروری شروع کنید و نکاتی را که داشتنش مزیت محسوب می‌شود در ادامه بیان کنید. ذهن کارجو به صورت خودکار موارد اولیه لیست را مهم‌تر می‌بیند و اگر یکی از آن‌ها را نداشته باشد، سریعا از درخواست برای شغل صرف نظر می‌کند.
کمی خودمانی شوید
در بخش قبل گفتیم که از عناوین شغلی خودمانی و غیر رسمی استفاده نکنید اما این به این معنی نیست که یک شرح شغلی خشک و اداری را بیان کنید. البته که باید تعادل را رعایت کنید، اما اگر کمی از لحن نرم و خودمانی‌تری استفاده کنید، مخاطب احساس نزدیکی بیشتری به کسب و کار شما خواهد داشت و فکر نمی‌کند از یک نمونه از پیش آماده شده استفاده کرده‌اید. به طور مثال می‌توانید ضمایری مانند «ما» و «شما» را به کار ببرید و مستقیم با مخاطب صحبت کنید.
از کلمات کلیدی استفاده کنید
قاعدتا شرح شغلی شما باید در موتور جست و جو برای مخاطبانی که به دنبال شغل مشابه می‌گردند پدیدار شود، اما این کار چگونه انجام می‌گیرد؟ برای این که بتوانید بیشتر و بیشتر در صفحات نتایج نشان داده شوید و افراد بیشتری آگهی شما را ببینند، نیاز دارید که محتوای خود را حداقل در سطح ابتدایی سئو کنید پس اگر در شرکت خود بخش محتوا دارید حتما از متخصص سئو کمک بگیرید. از کلمات کلیدی مرتبط استفاده کنید و عبارات جستجوی احتمالی را در متن خود بیاورید.
تاثیر اولیه، مهم‌ترین بخش شرح شغلی
شرح شغلی شما در واقع چکیده‌‌ای است از هر آن چیزی که می‌خواهید از کسب و کار خود به کارجو نشان دهید. بنابراین بسیار مهم است که تاثیر اولیه خوبی را روی کارجو بگذارید تا او با دید مثبتی برای مصاحبه بیاید و در واقع مشتاق گرفتن آن شغل باشد. در شرح خود بگویید چه چیزهایی شما را منحصر به فرد می‌کند، مزایا را بیان کنید و به اطلاعاتی که سبب پیشرفت کارجو خواهد شد اشاره کنید. فراموش نکنید که کارجویان آینده‌نگر و حرفه‌ای ترجیح می‌دهند در جایی کار کنند که بتوانند توانایی‌های خود را گسترش داده و رزومه پرباری را بسازند (البته علاوه بر حقوق و مزایای مناسب).
تعصب جنسیتی را کنار بگذارید
در دنیای امروز بهتر است تا جای ممکن بدون جنسیت به مشاغل نگاه کنید و تخصص فرد را به جای جنسیت او مد نظر قرار دهید. در این صورت هم جامعه هدف بزرگ‌تری خواهید داشت و هم این که افراد متخصص بیشتری را جذب خواهید کرد. به علاوه تک جنسیتی کردن شرح شغلی دافعه ایجاد می‌کند و ممکن است سبب شود حتی جنسیت هدف آگهی نیز تمایلی برای ارسال رزومه نداشته باشد.
بیشتر بخوانید: چطور می توان رزومه استاندارد ساخت که در هر شغلی پذیرفته شود؟
جمع بندی
در این مقاله با مهم‌ترین ویژگی‌های یک شرح شغلی موفق آشنا شدیم و سعی کردیم ساختار دقیق چنین شرحی را با بایدها و نباید‌های آن بررسی کنیم. فراموش نکنید که خواندن شرح شغلی، اولین برخورد شما با کارجو است و بهتر است خوب روی آن کار کنید. امیدواریم پاسخ سوال «شرح شغلی چیست؟» را گرفته باشید و بتوانید از این مقاله در نگارش شرح شغلی سازمان خود استفاده کنید.
سوالات متداول
شناسنامه شغلی چیست؟
شناسنامه شغلی همان شرح شغلی است، یعنی متنی که موارد مهم برای جذب کارجو از توانایی‌های مد نظر و وظایف گرفته تا بخش مزایا و حقوق را شامل می‌شود.
اهمیت شرح شغلی خوب چیست؟
شرح شغلی اگر خوب نوشته شده باشد، می‌تواند به یک استخدام موفق نیز منجر شود. شرح شغلی دقیق و حرفه‌ای بخش غربالگری کارجویان را ساده می‌کند و کمک می‌کند کسانی برای شغل اقدام کنند که بیشترین صلاحیت را دارند.
چگونه با شرح شغل افراد حرفه‌ای را جذب کنیم؟
برای این کار باید شرح شغلی حرفه‌ای و قانع کننده‌ای داشته باشید، مواردی که کمک می‌کند کسب و کار شما منحصر به فرد باشد را شرح دهید و البته باید فرصت‌های رشد و مزایای خوبی هم برای ارائه داشته باشید.
