طی چند سال اخیر، نگرانی‌های بسیاری در آمریکا در ارتباط با کمبود نیرو مطرح شد. مثلا با ترک کار نزدیک به 7000 نفر در حوزه آموزش در سال 2016-2017، کارولینای جنوبی در تلاش برای یافتن نیرو در سال 2017-2018 بوده است.
دو مسئله اساسی در ارتباط با کمبود نیرو وجود دارد: استخدام و حفظ. تعداد نیروهایی که ترک کار می‌کنند بیشتر از افرادی است که وارد حرفه‌های مختلف می‌شوند. فرسودگی شغلی، عدم حمایت و دستمزد پایین از دلایل اصلی ترک کار یا از بین رفتن علاقه افراد به شغل هستند.
متخصصان منابع‌انسانی نمی‌توانند همه این مشکلات را برطرف کنند اما توسط آموزش می‌توانند تجربه نیروها را در چهار زمینه کلیدی بهبود ببخشند: استخدام، فرهنگ، توسعه و آموزش و مزایا.
در اینجا به راهبردهایی برای بهبود هر یک از این زمینه‌ها اشاره می‌کنیم.
استخدام
به عنوان یک متخصص نیروی انسانی، باید کاندیداهای مجرب را برای نقش‌های مختلف پیدا کنید. مسئولیتی بسیار سنگین که به ذهن و ارزش‌های کسب‌وکارها شکل می‌دهند. ممکن است همیشه منابع انسانی برای تصمیمات استخدام در دسترس نباشد، اما می‌توانید از تصمیم گیرندگان با راهبردها و فرآیندهای مناسبی حمایت کنید تا مجرب‌ترین کاندیداها را بیابید و آنها را استخدام کنید. برخی از این راهبردها عبارتند از:
انجام مصاحبه جمعی
برای اطمینان از این که از نظر فرهنگی متناسب با شرایط هستید، باید از چند نفر دیگر کمک بگیرید، اما این تعداد نباید آنقدر زیاد باشد که از سرعت فرآیند استخدام کاسته شود. بر اساس یافته‌های گوگل، یک مصاحبۀ چهار نفره برای تصمیم‌گیری‌های استخدام کافی است.
اما حتما تنوع را در گروه حفظ کنید. از مدیران و افراد با سوابق مختلف برای یافتن بهترین کاندیدا کمک بگیرید. هر مصاحبه کننده می‌تواند دیدگاه متفاوت و ارزشمندی داشته باشد که به استخدام افراد بهتر کمک می‌کند. از این افراد بخواهید تا سوالاتی را دربارۀ حفظ سلامت اجتماعی و عاطفی کارجویان و موفقیت تحصیلی‌شان از کارجو بپرسند.
بررسی وضعیت نیروهای جایگزین
شرایط اضطراری اجتناب‌ناپذیرند. ممکن است نیروها بیمار شوند یا سوانحی برایشان رخ بدهد. آیا تیم شما آماده مواجهه با چنین شرایطی هست؟ تیم‌های منابع انسانی باید پایگاه داده‌ای درباره نیروهای جایگزین داشته باشند که این جاهای خالی را به صورت مناسبی پر کنند. استفاده از یک سیستم مدیریت جایگزین اتوماتیک را در نظر بگیرید تا این فرآیند ساده‌تر شود. یک روند بهتر حفظ پرونده‌ها و تحلیل داده است.
نحوه برقراری ارتباط شما با جایگزین‌ها تاثیر زیادی بر تصمیم‌گیری در کار دارد و بنابراین ایجاد تجربه‌ای مناسب در این زمینه مهم خواهد بود. طبق تحقیقاتی، دسترسی‌پذیری به محل کار برای کارجویان مهم بود اما مدیران تاثیر دستمزد را بیشتر و اهمیت فرهنگ و حمایت را کمتر از حد واقعی در نظر گرفته بودند.
مدیران در مقابل جایگزین‌ها
• دستمزد: 62% مدیران گفتند که دلیل اصلی است، اما 33% جایگزین‌ها این نظر را داشتند.
• فرهنگ: 39% مدیران گفتند که دلیل اصلی است، اما 48% جایگزین‌ها این نظر را داشتند.
• حمایت اجرایی: 12% مدیران گفتند که دلیل اصلی است، اما 29% جایگزین‌ها این نظر را داشتند.
تعیین استانداردهای ویژه استخدام
هیچ رویکرد جامعی برای استخدام وجود ندارد. هر سطح آموزشی دارای نیازها و الزامات خاص خودش است. بنابراین تعیین استانداردهای مناسب ضروری خواهد بود.
فرهنگ
برای یافتن نیروها و مدیران مناسب، شما باید افرادی را بیابید که با ماموریت و ارزش‌هایتان همسو هستند.
ارزش‌های مشترک، اهداف، نگرش‌ها و دستورالعمل‌های مورد نیاز خود را در موسسه در نظر بگیرید. چه عاملی باعث می‌شود که کارکنان حس خوبی درباره نقش‌هایشان داشته باشند؟ کارکنان شما چگونه به پرورش یک فرهنگ متمرکز بر مشارکت و بازخورد کمک می‌کنند؟
وقتی کارکنان معتقد باشند که مدیرشان از کارکنان حمایت نمی‌کند، دیدگاه خود را با او به اشتراک نمی‌گذارد و همین مسئله سومدیریت را به همراه دارد که البته میزان فرسودگی شغلی را هم تا دو برابر افزایش می‌دهد.
منابع انسانی با انجام این موارد می‌تواند به ایجاد محیطی حمایتی برای کارکنان کمک می‌کند:
تاکید بر برقراری ارتباط و بازخورد
اطمینان حاصل کنید که تیم‌های رهبری شما یک حلقه بازخورد شفاف را آغاز کرده‌اند. هرچه بیشتر به ارتقای ارتباطات کمک کنند، کارکنان بیشتر در بیان نگرانی‌هایشان احساس راحتی خواهند داشت. برای مثال:
- آیا وبسایت شما بروزرسانی شده است؟
- آیا کارکنان می‌دانند که در شرایط اضطراری یا برای پاسخ به سوالات ویژه باید با چه کسی تماس بگیرند؟
- آیا مدیر شما نحوه استفاده از سیستم‌های ارتباطات داخلی را می‌داند؟
تشخیص و پاداش برای سطح عملکردی بالا
آیا تابه‌حال برنامه تعاملی طراحی شده است که سطح کارکنان را ارتقا بدهد؟ حتما آنها را به نحوی تشخیص بدهید و برایشان پاداش تعیین کنید. وقتی کارکنان احساس کنند که از آنها قدردانی می‌شود، انگیزه بیشتری برای انجام کار بهتر خواهند داشت.
حفظ تنوع فرهنگی
محیطی را برقرار کنید که هدف آن کمک به کارکنان برای دستیابی به بالاترین پتانسیل است.
توسعه شغلی
با شیوع کووید 19 موانع غیرمنتظره‌ای در شرایط کاری به وجود آمد که منابع انسانی باید شرایطی را برای حمایت و مشارکت کارکنان در برنامه کار خود قرار می‌داد؛ از برگزاری دوره‌های آموزشی مختلف گرفته تا شرکت در وبینارها. تلاش برای حفظ انگیزه کارکنان و ارتباط با دیگر موسسات می‌تواند زمینه‌ساز طراحی برنامه توسعه حرفه‌ای برای اهداف زیر باشد:
- دربارۀ مسائل آموزشی و فرهنگی بحث کنید. این مشکلات چگونه مانع ایجاد یک محیط مشارکت کننده توسط کارکنانتان می‌شوند؟ چگونه به تفاوت‌های فرصت‌های آموزشی خود توجه می‌کنید؟
- بر کسب مهارت‌های رهبری تاکید کنید. مطالعۀ روی سرپرست کارکنان نشان می‌دهد که این نیروها احساس انزوای کمتری داشته و رشد شخصی بیشتری را نسبت به افراد بدون فرصت‌های رهبری تجربه می‌کنند.
- فناوری جدید را به کارکنان آموزش بدهید که به ارتباط بهتر کمک کرده و در زمان صرفه‌جویی می‌کنند.
- دوره‌های آموزشی مداومی را توصیه کنید که به ارتقای سطح علمی آنها کمک کند.
- در سطح داخلی، درباره روش‌هایی بحث کنید که تیم منابع‌انسانی می‌تواند برای تعیین مسیرهای شخصی و برنامه‌های آموزشی بکار گیرد. برای مثال، موارد زیر را در نظر بگیرید:
- برنامه‌های آموزشی را برای کارکنان جدیدتر پیشنهاد کنید. نیروانی که تحت آموزش قرار نگرفته‌اند دو تا سه برابر احتمال ترک کار بیشتری نسبت به سایرین دارند. دنبال کردن یک مدرک آموزشی به تنهایی به معنای آمادگی برای مواجهه با همه چالش‌های کسب‌وکاری نیست. آنها همچنان نیازمند پشتیبانی هستند.
- برنامه‌های توسعه را برای مدیران در نظر بگیرید. مدیران نقش اصلی را در فرسودگی شغلی ایفا می‌کنند.
- ارزیابی‌های فصلی انجام دهید. باید نقاط قوت خود را توسعه بخشیده و ضعف‌ها را برطرف کنند. از ارزیابی‌های منظم برای راهنمایی و پشتیبانی در همه سطوح استفاده کنید. ارائه پشتیبانی و آموزش به تقویت یادگیری و رشد دانش آموزان کمک می‌کند.
- برای ارائه یک برنامه توسعه به ارزش‌های اصلی موسسه خود توجه کنید. می‌توانید منابع لازم را برای بهبود تخصص آنها در زمینه‌های مناسب فراهم کنید.
- فرصت‌هایی را برای تشکیل شبکه ایجاد کنید.
