آنبردینگ می‌تواند تفاوت بین یک شروع معمولی، یک شروع خوب و یک شروع عالی باشد، همه اینها بستگی به این دارد که چقدر آن را در اولویت قرار دهید. برای افزایش نرخ ماندگاری کارکنان، در کنار فرهنگ سازمانی‌تان، باید اولویت اصلی را برای ورود به سیستم خود قائل شوید و به عنوان بخشی از استراتژی کلی روی آن تمرکز کنید. در این مقاله، ما داستان کاملی را در پشت سر چرایی آن ارائه می‌دهیم چه بخواهید استخدام مجازی داشته باشید و چه استخدام با حضور در محیط کار.
آنبردینگ چیست؟
آنبردینگ یک معرفی عالی بین یک کارمند جدید و سازمان است. به طور خاص، ادغام هدفمند کارکنان جدید با شرکت است. این کار را با استفاده از اقداماتی انجام می‌دهید تا به کارکنان کمک کند بهترین راه خود را در شرکت پیدا کنند.
چرا آنبردینگ مهم است؟
وقتی کارمندی جدید به شرکت شما می‌پیوندد، به احتمال زیاد سؤالات زیادی برای او پیش خواهد آمد. نه تنها در مورد نقش، بلکه در مورد شرکت، فرآیندها و شاید حتی فرهنگ. آنبردینگ برای پاسخ به این سؤالات، آماده کردن کارمند برای نقش جدید و کمک به ملاقات و ادغام با همکاران جدید طراحی شده است.
هدف از ورود به پروسه آنبردینگ چیست؟
ایده‌ای که در پشت این کار وجود دارد؛ این است که کارکنان را در سریع‌ترین زمان ممکن آماده کنید تا در هر مرحله موفق شوند. بنابراین، هدف از آنبردینگ عالی نه تنها جهت‌دهی به کارکنان، بلکه کمک به ایجاد ارتباط روانی بین آنها و کسبوکار شماست.
آیا بین آنبردینگ و آشناسازی تفاوتی وجود دارد؟
در مورد آن اینگونه فکر کنید: آنبردینگ، در مراحل مختلف اتفاق می‌افتد. معمولاً هفته‌ها یا حتی ماه‌ها طول می‌کشد تا به طور کامل به کارکنان کمک شود. از سوی دیگر، آشناسازی یک امر کوتاه‌مدت است.
ورود عالی چه مدت باید طول بکشد؟
در حالت ایده‌آل، آنبردینگ معمولا بین چهار تا هشت هفته (بسته به نقش) طول می‌کشد. به این دلیل است که پس از آن دوره، شما می‌خواهید فرآیندهای طولانی‌مدتی را با کارمندانی ایجاد کنید که دیگر نیازی به حضور ندارند (در عوض، برای آنها تبدیل به کار روزمره می‌شوند).
چهار مرحله ورود کارکنان
ما هر یک از این موارد را گام به گام تجزیه می‌کنیم، اما چهار مرحله‌ای که یک معرفی حرفه‌ای عالی را تشکیل می‌دهند عبارتند از:
فاز یک: قبل از شروع کار یک کارمند جدید
فاز دو: اولین روز و هفته آنها در کار
فاز سه: بعد از هفته اول کارشان
فاز چهار: بعد از چهار تا هشت هفته
فاز اول: قبل از شروع کار یک کارمند جدید
به عنوان یک مدیر منابع انسانی، می‌توانید به همکاران جدید کمک کنید تا سریعاً در آنجا مستقر شوند و احساس راحتی کنند. کل فرآیند باید ساده و موفقیت‌آمیز باشد، گاهی می‌توان از ابزارهای منابع انسانی برای اینکار بهره‌مند شد که همه بتوانند تجربه‌ای یکپارچه و یکسان از روز اول کاری خود داشته باشند.
با این حال موارد رایجی وجود دارند که ارزش بهادادن در ورود اولیه را دارند:
تشریفات
آیا تمام تشریفات قراردادی رعایت شده است؟ آیا حقوق روشن شده است؟ آیا کارمند جدید لباس کار لازم را دارد؟ این نوع سوالات باید حداقل یک تا دو هفته قبل از شروع یک همکار جدید مطرح شود.
اطلاعات
آیا کارمند جدید می‌داند کی و کجا بیاید؟ آیا او می‌داند که چه چیزی باید انتظارش را داشته باشد؟ همه اینها باید از قبل از طریق ایمیل یا تلفنی اطلاع‌رسانی شود.
همکاران
همه همکارانی که در این فرآیند دخیل هستند باید تمام اطلاعات لازم را در اختیار داشته باشند. در واقع، آنها باید از «لیست کارهای» مربوطه خود آگاه باشند.
این معمولا شامل منشی، مدیریت دفتر و پرسنل فناوری اطلاعات است. همچنین ممکن است در نظر گرفتن مربیانی که در چند روز اول کار از کارمند پشتیبانی می‌کنند، نیز خالی از لطف نباشد.
محل کار
در حالت ایده آل، کارمند جدید در همان روز اول به یک محل کار کاملاً کاربردی می‌رسد. اطمینان از اینکه همه چیز در جای خود قرار دارد، به درجه خاصی از زمان نیاز دارد. بنابراین، آماده‌سازی باید از قبل انجام شود مواردی مانند:
- دسترسی به ساختمان باید از روز اول مشخص باشد.
- اینکه نیاز به تهیه یک کد ورودی جدید یا ساخت یک کلید جدید دارد.
- هر کارمند باید کامپیوتر مخصوص به خود را داشته باشد، که باید در هنگام تعویض کارکنان یا خرید تجهیزات جدید، به تازگی راه‌اندازی شود. (هنگام خرید تجهیزات جدید، زمان تحویل را در نظر بگیرید.)
- همین امر برای تلفن همراه شرکت و ماشین شرکت حکم می‌کند.
- آیا همکار جدید مکان تعیین شده‌ای دارد؟ آیا مانیتور، صندلی، کیبورد و ماوس هم دارند؟ آیا آنها چیزی برای نوشتن دارند؟
- اطلاعات مورد نیاز برای دسترسی به داده‌ها باید در مراحل اولیه تولید شوند، از جمله رمز عبور، حقوق دسترسی و دعوت به استفاده از ابزارهای خاص. به این ترتیب همکاران جدید می‌توانند در روز اول فضای کاری مجازی خود را راه‌اندازی کنند. این باعث صرفه جویی در زمان فرآیند می‌شود.
- آیا مجوزهای اضافی برای برنامه‌های خاص باید برای کارمند جدید خریداری شود؟
مهلت
همکار جدید را به جلسات آینده دعوت کنید. در صورت امکان، قرار ملاقات‌هایی را با مهم‌ترین افرادی که با آنها در تعامل خواهند بود (هم در بخش خود و هم در بخش‌های دیگر) ترتیب دهید.
آموزش کارکنان
آیا همکار جدید در زمینه خاصی به آموزش اضافی نیاز دارد؟ این آموزش باید قبل از شروع استخدام رزرو شود تا دوره آموزشی برای موضوعات خاص به تاخیر نیفتد.
مسئولیت‌ها
اگر یک کارمند جدید وارد موقعیتی شود که قبلا وجود نداشته است، مسئولیت‌ها اغلب دوباره توزیع می‌شوند.
رهبر تیم مسئول انتقال جزئیات این موضوع به کارکنان فعلی است. به عنوان بخشی از ورود، مدیر منابع انسانی باید دوباره بررسی کند تا مطمئن شود که از هرگونه رنجش احتمالی نسبت به همکار جدید جلوگیری شود.
هدیه خوش‌آمدگویی
یک روز قبل از شروع کار کارمند جدید، شما یا یکی از همکارانتان می‌توانید یک هدیه کوچک برای جشن شروع کارشان در محیط کاری جدیدشان بخرید. می‌تواند شکلات، یک دسته گل کوچک یا چیزی مانند این باشد.
فاز دوم: روز اول
وقت شناسی
در روز اول، باید با حضور سریع، از همکار جدید خود قدردانی کنید. اغلب اتفاق می‌افتد که همکار جدید به موقع به دفتر می‌رسد، اما شخصی که برای رسیدگی تعیین شده، هنوز در جلسه است یا در دسترس نیست!
برای اینکه همکاران جدیدتان از هرج و مرج معمول صبح شنبه در امان بماند، و برای اینکه زمان آماده‌سازی کافی به خود اختصاص دهید، اجازه دهید یک ساعت دیرتر از حد معمول کار را در آن روز شروع کنند.
فرهنگ استقبال
امیدواریم که هدیه کوچک خوشامدگویی قبل از اولین روز کاری کارمند جدید مورد توجه قرار گرفته باشد، اکنون، می توان اجازه داد که اثر آن آشکار شود.
از اولین ثانیه‌ای که وارد می‌شوند، چیزهای زیبایی مانند این حس تعلق اعضای تیم جدید شما را تقویت می‌کند. همچنین یک خاطره دلپذیر باقی خواهد ماند. در نهایت، حرکات کوچک می‌تواند تاثیر زیادی داشته باشند.
مقدمه
برای شروع خوب، توصیه می‌کنیم که یک جلسه مقدماتی کوچک ترتیب دهید.
البته، این بدان معنا نیست که کل شرکت در روز اول باید در دفتر شخص جدید منتظر بماند. با این حال، همکارانی که مستقیماً با آنها کار خواهند کرد، باید خود را معرفی کرده و حوزه مسئولیت خود را روشن کنند.
این کار برقراری تماس برای همکار جدید شما را آسان‌تر می‌کند. همچنین تردیدی را که ممکن است در درخواست مستقیم از کسی احساس کنند، کاهش می‌دهد.
تقویت تیم
صرف ناهار همراه با همکاران از همان بخش در روز اول کار، حس اجتماع را در یک سازمان تقویت می‌کند. همچنین مبنای اعتماد برای همکاری در آینده ایجاد می‌شود.
فاز دوم: هفته اول
پیش نمایش ورود
برای اینکه مشخص شود اوضاع در روزها یا هفته‌های آینده چگونه پیش خواهد رفت، باید این روند به طور کامل برای کارمند جدید توضیح داده شود.
هنگامی که به همکاران جدید کمک می‌کنید، مطمئن شوید که آنها را فقط با ارائه اطلاعات شفاهی تحت فشار قرار ندهید. تا آنجا که ممکن است اسناد مکتوب به آنها بدهید. در تقویم خود وظایف و یادآوری‌ها را تنظیم کنید تا این موارد از قلم نیافتند.
انتظارات متقابل
سرپرستان باید مسئولیت‌های شغلی جدید را با کارمند در میان بگزارند و انتظارات خود را بیان کنند. از سوی دیگر، همچنین مهم است که به او اجازه داده شود تا انتظارات خود را برای چند هفته آینده به وضوح بیان کند.به این ترتیب می‌توان از سوء تفاهم‌ها قبل از وقوع جلوگیری کرد و کارها را با جریان لذت‌بخش و البته سریعتری پیش برد.
فعالیت‌های اولیه
از ابتدا، همکار جدید باید در پروژه‌های موجود درگیر شود. در آغاز، داشتن فعالیت‌های اولیه هیجان‌انگیز می‌تواند اشتیاق کارمندان را به شرکت برانگیزد.
مسائل حقوقی
اگر SOP (روش‌های عملیاتی استاندارد) مرتبط با کار کارمند جدید وجود دارد، باید قبل از انجام برخی فعالیت‌ها به دقت خوانده و امضا شود.
تور شرکت
برای اینکه به کارمند جدید تصویر واضحی از آنچه اتفاق می‌افتد و چه کسی مسئول هر بخش است، ارائه شود، باید یک تور به تمام بخش‌های شرکت برده شود.
معرفی محصول
ارائه دقیق محصول یک عنصر ضروری در ورود است. به خصوص برای همکارانی که در حوزه‌های غیرمرتبط با محصول، مانند حسابداری، فعالیت می‌کنند، مهم است که بدانند شرکت کدام محصولات/خدمات را ارائه می‌دهد.
اگر چندین همکار جدید در همان روز شروع به کار کنند، این نوع ارائه فرصت خوبی برای آشنایی با افراد سایر بخش‌ها نیز فراهم می‌کند.
اهداف شرکتی
اهداف شرکت چیست و چه استراتژی‌هایی برای پیگیری آنها دنبال می‌شود؟ مطمئن باشید که اهداف شما برای کارمند جدیدتان واضح است: به عنوان مثال، آنچه را که می‌خواهید در سه ماهه آینده به دست آورید به اشتراک بگذارید و به آنها بگویید دقیقاً چرا مشارکت آنها تفاوت ایجاد می‌کند.
فرهنگ سازمانی
دانستن اینکه کدام ارزش‌ها برای شرکت مهم هستند، برای کمک به کارمندان جدید با کارفرمای خود بسیار مهم است. این امر به ویژه در صورتی صادق است که همکار جدید از یک محیط شرکتی متفاوت آمده باشد.
به عنوان مثال، اگر آنها از یک استارتاپ به یک شرکت بزرگ آمده باشند، محیط جدید می‌تواند کاملاً متفاوت از تجربه قبلی آنها باشد. در اینجا نیز توجه به موارد کوچک مهم خواهد بود، مانند:
- آیا گاهی اوقات با هم برای ناهار می‌رویم؟
- آیا استراحت کشیدن سیگار مجاز است؟
- در مورد کار از خانه چطور؟
اطمینان حاصل کنید که ارزش هایی را که برای همه کارکنان به طور یکسان اعمال می‌شود توضیح دهید. و در برخی موارد، اطمینان حاصل کنید که نرم‌افزار ورودی شما نیز این امکان را دارد که این موارد را از طریق اسناد و مواد مختلف نیز به اشتراک بگذارد.
روحیه تیمی
اغلب ممکن است برای همکاران جدید سخت باشد که خود را در «گروه‌های کارمند» موجود بگنجانند. مطمئن شوید که تیم شما همکار جدید را در وقت ناهار می‌پذیرد و همیشه حس با هم بودن ایجاد می‌شود.
فاز سوم: پس از هفته اول
جمع‌آوری اولین برداشت‌ها
از کارمند جدید خود نظر بخواهید. آنها در هفته اول چه مشاهدات مثبت یا منفی داشتند؟ هر چه مدت طولانی‌تری در یک شرکت کار کنید، بیشتر به روش کار در آنجا عادت می‌کنید. این همیشه شامل نکات مثبت و منفی است.
اطلاعات پیگیری
در طول هفته اول، کارمند جدید شما باید برداشت‌های زیادی را پردازش کند. اطلاعات را در یک زمان به جای همه یکباره بدهید. حداکثر تا پایان هفته اول، کارمند جدید باید هر آنچه را که نیاز دارد بداند/دارا باشد. این شامل مواردی مانند دستورالعمل‌های تعطیلات، ساعات کاری، لیست اختصارات و غیره می‌شود.
فاز چهارم: هفته‌های بعدی
بازخورد مداوم
اگر بعد از چند هفته اول کار، تجربه کارمند بررسی نشود، حتی بهترین فرآیند نیز ارزش کمی دارد. بسیار مهم است که پس از یک دوره زمانی از پیش تعیین شده، یک جلسه بازخورد با همکاران جدید برگزار شود و این روند به طور منظم تکرار شود. این فقط به این دلیل نیست که بتوانید رفتار و کار کارمند جدید خود را ارزیابی کنید، بلکه به این دلیل است که آنها بتوانند آشکارا درباره اولین برداشت خود از شرکت به شما بازخورد بدهند.
شبکه‌سازی
اگر چندین همکار از بخش‌های مختلف همه در یک روز شروع به کار کنند، می‌توانید چند هفته پس از شروع شبکه‌های بین‌بخشی، یک قرار ناهار مشترک ترتیب دهید.
آگاهی از یک تاریخ شروع مشترک باعث می‌شود همکاران راحت‌تر در تماس باشند. این به نوبه خود، محیط کاری مثبت‌تری را پرورش می‌دهد.
مثال آنبردینگ در Mailchimp
هر سال، حدود 200 کارمند جدید در این شرکت کار خود را ادامه می‌دهند. به همین دلیل بخش منابع انسانی اطمینان حاصل می‌کند که هر فرد جدید احساس خوبی داشته باشد و آنها تمام منابع مورد نیاز خود را دارند. برخی از نکات برجسته این برنامه عبارتند از:
- گشت‌وگذار در مهم‌ترین دفاتر / مکان‌ها
- چت با دو نفر از بنیانگذاران
- ناهار رایگان
- هیچ کس نباید به تنهایی غذا بخورد. به همین دلیل است که در هفته اول، افراد برای کمک با همکاران جدید به ناهار می‌‌روند و به آنها خوشامد می‌گویند
- قبل از اینکه کارمندان جدید شروع به کار کنند، لیستی از تنقلات، رنگ‌ها، سرگرمی‌ها و غیره مورد علاقه آنها تهیه می‌شود و سپس از تیم‌ها می‌خواهند
- از این اطلاعات برای تنظیم فضای کاری خود استفاده کنند.
- مدیران کارت پستال تبریک می‌فرستند و همکاران جدید را به جلسات غیررسمی می‌برند. این به آنها کمک می‌کند تا سریعتر و یکپارچه‌تر آنبرد شوند.
- قبل از شروع اولین روز کاری، همکاران جدید ایمیلی دریافت می‌کنند که به آنها اطلاع می‌دهد در این مدت چه اتفاقی خواهد افتاد.
- در پایان هفته، آنها تجربیات خود را با همکاران منابع‌انسانی مرور می‌کنند و نظر خود را در مورد اینکه اوضاع چگونه پیش می‌رود به اشتراک می‌گذارند.
مدیریت آنبردینگ: منابع انسانی چگونه باید کمک کند؟
فرآیندی ایجاد کنید که وظایف مختلف را در این پنج مرحله پوشش دهد و مشخص کند که کدام بخش‌های داخلی در کدام مقطع زمانی مسئول وظایف آتی هستند.
مسئولیت‌ها و زمان‌های هدایت را از قبل روشن کنید. این امر به عنوان مثال در مورد تهیه زمان و کارت‌های دسترسی، کارت شناسایی کارکنان، لوازم اداری، رایانه‌های شخصی، نرم‌افزار و نقاط دسترسی صدق می‌کند. همین امر در مورد ارائه داده‌ها در حسابداری حقوق و دستمزد و ایجاد پرونده پرسنلی نیز صدق می‌کند. برنامه‌ریزی واقع‌بینانه برای زمان‌های پیش رو داشته باشید.
یک چک لیست ایجاد کنید. در آن مراحل اداری و همچنین وظایف حرفه‌ای و اجتماعی بخش منابع انسانی، مدیر و تیم را ثبت کنید.
امروز آنبردینگ را به یک اولویت تبدیل کنید
اکنون باید ایده بهتری درباره نحوه عملکرد آنبردینگ و چهار مرحله کلیدی که می‌تواند به اطمینان از موفقیت کمک کند داشته باشید. بنابراین، وقتی افراد جدیدی به سازمان شما می‌پیوندند، می‌توانید اطمینان حاصل کنید که آنها می‌توانند شروعی عالی داشته باشند و عملکرد خود را در طول زمان حفظ کنند.
