یک روند کاری زمانی بهبود پیدا می‌کند که ساده شده باشد. فرایند ساده‌تر کردن عملیات، با بهبود جریان کار و با از میان برداشتن مراحل سخت یا پیچیده اتفاق می‌افتد. روش‌های زیادی برای ساده‌تر کردن فرایندهای عملیاتی وجود دارند. ما در این مقاله در بلاگ سایت کاریابی جاب آفر ابتدا توضیح می‌دهیم که ساده کردن روندهای کاری چیست، چطور جریان کلی کار را بهبود می‌بخشد، چه مزایایی دارد و درنهایت چطور باید این کار را انجام دهیم.
ساده‌سازی چیست؟
ساده‌سازی فرآیندی است که برای آسان‌تر کردن یا حذف وظایف غیرضروریِ مرتبط با کار، برای بهبود کارایی فرآیندها در کسبوکارها یا سازمان‌ها استفاده می‌شود. ساده‌سازی فرآیندها نیازمند استفاده از تکنیک‌های نوسازی، فناوری و سایر رویکردهای ممکن برای تکمیل یک پروژه است.
فرایندها و جریان‌های کاری شامل چه چیزهایی می‌شود؟
فرایند و جریان کار بهم شبیه هستند، اما به هیچ عنوان یکسان نیستند. برای اینکه این نکته را بهتر درک کند، هر دو این کلمات را به صورت جداگانه توضیح می‌دهیم.
فرایند: مجموعه‌ای از فعالیت‌های تکرارپذیر که برای تکمیل «هدف مشخص‌شده توسط سازمان»، باید ادامه یابد.
جریان کار: مجموعه ای از فعالیت‌های تکرارپذیر که برای تکمیل یک «کار خاص» باید ادامه یابد.
هر شرکت و کسب‌و‌کاری با توجه به زمینه کاریشان می‌توانند روندها و جریان‌های کاری متفاوتی داشته باشند.
مزایای ساده‌سازی فرایندها و بهبود جریان کاری
با ساده‌سازی کارها و فرایندهای روزانه شرکتتان می‌توانید به جریان کارها سرعت ببخشید و زمان خالی بیشتری داشته باشید. در ادامه لیستی از مهم‌ترین مزایای ساده‌تر کردن فرایندها را برایتان جمع‌آوری آورده‌ایم:
-
افزایش بهره‌وری هزینه‌ها
ساده‌سازی با استفاده از نرم‌افزارها می‌تواند در هزینه‌هایتان صرفه‌جویی کند؛ چرا که به خرید کاغذ و نیروی کار کمتری نیاز دارید، به این خاطر که فرایند وارد کردن اطلاعات می‌تواند به صورت خودکار انجام شود. این کار می‌تواند باعث نگهداشت پول برای کسب‌وکارتان باشد و می‌توانید این سرمایه را در جای دیگر به مصرف برسانید.
-
افزایش بهره‌وری کارکنان
زمانی که فرایندهای کاری روزانه ساده‌تر می‌شود و کارکنان به خوبی می‌دانند که وظیفه‌ای که به آنها محول شده است را چطور باید به انجام برسانند، قطعا بهره‌وری‌شان افزایش می‌یابد. زمانی که شما مراحل غیرضروری را حذف می‌کنید، کارمندانتان می‌توانند روی کیفیت وظایفشان تمرکز بیشتری داشته باشند.
-
بهبود ارتباطات
سیستم مدیریتی برمبنای ساده‌سازی، ارتباط بین دپارتمان‌های مختلف در یک سازمان را بهبود می‌بخشد و به کارمندان این امکان را می‌دهد که راحت‌تر بتوانند کارهای تمام‌شده را پیگیری کنند. کارمندان زمان کمتری را صرف رفت‌و‌آمد میان دپارتمان‌ها می‌کنند و به این ترتیب می‌توانند زمان بیشتری را صرف انجام کارهایشان کنند.
-
مدیریت بهتر زمان
با کمتر شدن کارهای خسته‌کننده برای شما و کارمندانتان، آنها می‌توانند زمان خود را بهتر مدیریت کنند، ابتدا وظایف مهم‌تر را به انجام برسانند و زمان خالی بیشتر بین کارها داشته باشند.
-
کاهش خطر
کسب‌و‌کارهایی که برمبنای ساده‌سازی کارها بنا شده‌اند، شفافیت بیشتری دارند، برای کارفرماها هم پیگیری روند کارها، بررسی کیفیت آنها و مطابقت‌شان با ضرب‌الاجل‌ها راحت‌تر خواهد بود و زمان کمتری را نیز از آنها خواهد گرفت. مثلا، ساده‌سازی ممکن است به تعهدات تجاری مانند پیروی از برخی مقررات یا ارائه برخی از محصولات یا خدمات به مشتریان نیز، کمک کند.
چطور برای افزایش بهره‌وری و بهبود جریان کارها را ساده‌سازی کنیم؟
ساده‌سازی فرایندها کار چندان راحتی نیست و به زمان نیاز دارد. برای اینکه بتواندی در مرحله اول این کار را به درستی انجام دهید، بهتر است از قدم‌های کوچک شروع کنید. کسب‌و‌کارهای مختلف ممکن است با بررسی روش‌های انجام هر کار، فرایند ساده‌سازی را شروع کنند. شما برای کسب‌وکار خودتان بهتر است اول تصمیم بگیرید که از چه بخشی شروع می‌کنید.
در ادامه لیستی از بهترین روش‌های ساده‌سازی کارها را برایتان آورده‌ایم:
1. فرایند و جریان کار فعلی را ارزیابی کنید
برای اینکه بتوانید کارها را به درستی ساده‌سازی کنید در ابتدا بهتر است که یک ایده کلی از نحوه انجام کارها در حال حاضر داشته باشید.
بهتر است در ابتدا ساده‌ترین روشی که فرایند فعلی می‌تواند به انجام برسد را بنویسید؛ مزیت‌های هر فرایند را لیست کنید و ببینید که هر وظیفه توسط چه کسی انجام می‌شود.
2. فرایندها را رتبه‌بندی کنید
در ابتدا ممکن است از تعداد فرایندهایی که برای انجام یک وظیفه به انجام می‌رسند، متعجب شوید. در این مرحله متوجه می‌شوید که بسیاری از فرایندها مرتبط با یکدیگر هستند و خیلی از آنها نیز اهمیت چندانی ندارند.
لیستی از فرایندها را به ترتیب از مهم‌ترین تا کم اهمیت‌‌ترین آماده کنید. به این شکل، ترتیب فرایند ساده‌سازی را راحت‌تر درک خواهید کرد.
3. خروجی‌ها را آنالیز کنید
هنگامی که فرآیندها و گردش کار را ارزیابی کردید، می‌توانید نتایج آن فرآیندها و گردش کار را تجزیه و تحلیل کنید. این کار به شما دیدگاهی کلی در مورد فرآیندهای خسته‌کننده، غیرضروری و هزینه‌بر می‌دهد.
به عنوان مثال، ممکن است در ارزیابی متوجه شوید که روزانه پنج سطل کاغذِ خردشده دور ریخته می‌شود. وقتی نتیجه را تجزیه و تحلیل می‌کنید، باید هزینه جوهر و کاغذ، زمانی که کارکنان صرف چاپ و خرد کردن می‌کنند، را محاسبه کنید و آن را با نرم‌افزار جدیدی که می‌تواند برای بهبود فرآیند یا گردش کار خاص در سازمان یا بخش شما استفاده شود، مقایسه کنید.
4. برای بهبود جریان کار بازخورد بخواهید
همکاران یا کارمندان ممکن است بازخورد ارزشمندی در مورد زنجیره گردش کار یا فرآیند داشته باشند. بسیاری از این افراد ممکن است نظرات ارزنده‌ای در زمینه بهبود فرایند کارها داشته باشند. اغلب، جزئیات کوچکی وجود دارند که می‌توان با توجه به آنها ساده‌سازی فرآیندها را بهبود بخشید. این اتفاق تنها زمانی می‌افتد که شما از همکارانتان بابت بهبود کارها، بازخورد بخواهید.
5. فرایندها را خودکارسازی کنید
امروزه نرم‌افزارهای زیادی وجود دارند که می‌توانند روند کارها را ساده و خودکار کنند. معمولا از آنها با عنوان نرم‌افزارهای مدیریت فرایند مدیریت کسبوکارها (business process management software) یاد می‌شود. هر یک از این نرم‌افزارها مزایا و ویژ‌گی‌های مخصوص خودشان را دارند که آنها را برای بیزینس‌های مختلف مناسب می‌کند. با این حال اکثر این ابزارها با هدف آسان‌تر کردن فرایندهایی مانند جمع‌آوری اطلاعات، خودکارسازی بخش‌های مختلف فرایندهای کسبوکارها و ایجاد کردن یک دید کلی با استفاده از گراف‌ها، گزارش‌ها و جدول‌ها طراحی شده‌اند.
6. تنظیم و اصلاح کنید
هیچ فرآیند یا گردش کار کاملی وجود ندارد و احتمالا به تنظیمات یا اصلاحات مداوم نیاز دارد. ممکن است بخواهید فرآیندهای ساده‌سازی را بر اساس نتایج به‌دست‌آمده تغییر دهید.
همچنین ممکن است آموزش صحیح کارکنان در مورد فرآیندهای جدید زمان‌بر باشد و هر کارمندی ممکن است بار اول فرآیند را به درستی انجام ندهد. هنگامی که برای بهبود جریان کار فرآیندها را اصلاح می‌کنید، باید صبور باشید و بازخورد بیشتری از مشتریان و کارمندان بخواهید.
سخن آخر
در اگهی‌های استخدام در مورد روند کاری دداخل شرکت‌ها اطلاعاتی درج نمی‌شود. گاهی هم با تغییراتی که سازمان‌ها دارند فرآیندها دچار مشکلاتی می‌شوند. توانایی ساده سازی مسیر یک فرآیند در سازمان‌ها ذدر ابتدا نیار به شناخت دقیق از آن سازمان دارد و در نهایت باید بتواند برای تمام کارکنان و یا بخشی که درگیری بیشتری دارند مفید باشد.
منبع: indeed.com
