بهترین برنامه ریزی‌ها اغلب به اشتباه می‌افتند. این چیزی است که همواره گفته شده و برنامه‌ریزی نیروی کار نیز بر همین اساس است. برنامه‌ریزی‌شده‌ترین و بی‌نقص‌ترین برنامه‌های کارمندان، توسط عوامل داخلی و خارجی غیرقابل پیش‌بینی می‌تواند افتضاح از آب دربیاید. به عنوان یک مدیر عملیات، این مساله حوزه پاسخگویی شماست. بعلاوه، شما باید پرسنل را مدیریت کنید، موجودی را ردیابی کنید، و بودجه و نحوه پیگیری تیمتان برای رسیدن به اهداف تعیین شده را زیر نظر داشته باشید. وقتی همه چیز به آرامی پیش می‌رود، هیچ کس متوجه نمی شود. اما وقتی یک وقفه پیش بیاید، همه نگاه‌ها به سمت شما می‌آید.
به نوعی، برای اینکه چرخ دنده‌ها را بچرخانید، باید یک پیشرو باشید. ساده‌سازی کل فرآیند نه تنها مدیریت کار را برای شما آسان‌تر می‌کند، بلکه عملیات روان‌تر با شگفتی‌های کمتر که برنامه‌ریزی را مختل می‌کند، تشویق می‌کند. اما شاید شما متقاعد نشده اید و معتقدید هیچ میانبری برای مدیریت عملیات وجود ندارد. ساده‌سازی به نظر کمی شبیه زدن از گوشه‌های کار است یا ساده‌سازی بیش از حد چیزی است که پیچیده است. ما به شما نشان خواهیم داد که چرا باید فرآیندهای خود را به عنوان مدیر عملیات ساده کنید و اینکه چگونه باید آن کار را انجام دهید.
چرا باید برای ساده سازی فرآیندها اقدام کنید؟
پنج دلیل برای ساده سازی فرآیندهای خود به عنوان مدیر عملیات وجود دارد:
- بهره وری بیشتر- روش‌های سخت و پیچیده کار زمان بیشتری می‌برد. فرآیندها و سیستم‌های بهتر منجر به بهره وری بهتر می‌شود. این به نوبه خود منجر به بهره وری بیشتر می‌شود.
- افزایش بهره وری هزینه- فرآیندهای ضعیف زمان را هدر می‌دهند، در حالی که وظایف خودکار به کارمندان شما این فرصت را می‌دهد که روی بخش‌های سودآورتر شغل خود تمرکز کنند.
- بهبود مدیریت زمان- به جای صرف زمان برای کارهای ناکارآمد، دستی یا زائد، از آن زمان برای وظایف مهمتر استفاده می‌شود.
- ارتباط بهتر- فرآیندهای ساده ارتباطات بین بخش‌ها و همچنین بین تیم‌ها را بهبود می‌بخشد. این امر به ویژه در مورد کارکرد متقابل مهم است.
- به حداقل رساندن ریسک- یک فرآیند ساده و موثر، احتمال اشتباهات را کاهش می‌دهد و همچنین شفافیت ایجاد می‌کند. مشکلات جدی نمی توانند پنهان شوند و مانند زمانی که همه چیز به طور غیرضروری پیچیده است، تبخیر می‌شود.
ساده سازی یعنی انتقال زمان، انرژی و قدرت مغز به چیزهایی که اهمیت دارند به جای وظایفی که فقط به دلیل پیچیده بودن فرآیند وجود دارند. صرفه جویی در زمان و افزایش تقریباً هر نوع کارایی می‌تواند به معنای آزاد کردن کل موقعیت کارکنان در برخی موارد باشد. حداقل زمانی که زمان برای تمرکز روی چیزهای مهم باز می‌شود، متوجه تغییری خواهید شد.
چگونه فرآیندهای خود را ساده کنید؟
اگر در مورد مزایای ساده سازی فرآیندهای خود متقاعد شده اید، نگرانی بعدی شما این است که چگونه این کار را انجام دهید. فرآیندهای نابسامان در طول زمان با ایجاد یک سیستم موقت در تلاش برای پاسخ به مشکل یا نیاز بعدی که ظاهر می‌شود، توسعه می‌یابند. گاهی اوقات دشوار است که بفهمیم چگونه آن را کوتاه کنیم و همه چیز را باز طراحی کنیم. بنابراین، اولین کاری که باید انجام دهید ارزیابی کاری است که انجام می‌دهید و چرا.
- چه فرآیندهایی بیشترین زمان را می‌گیرند؟
- چه چیزی بیشترین شکایت را در تیم شما به وجود می‌آورد؟
- از برخورد با چه چیزی می‌ترسید؟
- همیشه فکر می‌کردید چه چیزی می‌تواند بهتر باشد؟
هنگامی که حوزه‌هایی را که می‌توانید بهبود ببخشید، مشخص کردید، فرآیندهای خود را بر اساس این عوامل مختلف در مقیاس 1 تا 5 رتبه‌بندی کنید – تا به شما کمک کند بدانید ابتدا با چه حوزه‌هایی برخورد کنید.
- آیا این فرآیند کسب و کار حیاتی است؟
- آیا این فرآیند زمان زیادی را صرف می‌کند؟
- آیا این فرآیند حتی ضروری است؟
- آیا فرآیند می‌تواند خودکار باشد؟
- این روند چقدر مهم است؟
با در نظر گرفتن این رتبه بندی، نگاهی به نتایجی که این فرآیند ایجاد می‌کند بیندازید.
- این فرآیند از نظر زمان، محصولات، منابع و هزینه‌های غرق شده برای کسب و کار شما چه هزینه ای دارد؟
- برای انجام آن به چه چیزی نیاز دارید؟
- دلیل یا هدف پشت این فرآیند چیست؟
- چه سودی برای کسب و کار شما دارد؟
در مرحله بعد، از تیم خود بپرسید و نظر آنها را دریافت کنید. آنها کسانی هستند که در وسط کار هستند و از فرآیندهایی که شما تعیین کرده اید استفاده می‌کنند. از آنها بپرسید که چطور پیش می‌رود. دریابید که برخورد با این فرآیند واقعاً چگونه است. توجه به این نکته مهم است که بدانید این کاری است که باید به طور منظم انجام دهید، چه به دنبال یک تعمیر اساسی باشید یا خیر. کارمندان شما بینش خوبی در مورد اینکه فرآیندهای شما در کجا شکست می‌خورند، دارند. اطلاعات را جمع آوری کنید و در مورد آنچه که واقعاً در فرآیندهای شما می‌گذرد بینش کسب کنید. سپس شروع به ایجاد تغییرات کنید.
برای ساده سازی فرآیندها از اتوماسیون استفاده کنید
اگر فرآیندهای شما برای مدت طولانی تغییر نکرده است، احتمال زیادی وجود دارد که کارها را به صورت دستی انجام دهید. شاید آنقدر عادت دارید که کارها را به این شکل انجام دهید و فکر نمی کنید که شاید مشکل از اینجا باشد یا فکر کنید که تغییر، ارزشش را ندارد و کار درستی می‌کنید.
کارکنان شما احتمالاً احساسات متفاوتی در این مورد دارند. در برخی موارد، فرآیندهای دستی شما ممکن است آنقدر سخت باشد که مانع از استخدام و نگهداری شود.
دوباره به لیستی از کارهایی که فرآیندهای کارآمد می‌توانند انجام دهند نگاه کنید. در مورد انجام کار در حال حاضر برای انجام کمتر در آینده؛ این کار معادل آینده نگری است. اتوماسیون یکی از بهترین راه‌ها – خارج از برش مستقیم یک فرآیند – برای ساده‌سازی کارها است. این امر به ویژه در مورد برنامه کارمندان شما صادق است، که معمولاً منطقه ای است که در آن فرآیندها متورم یا بی نظم می‌شوند.
آیا شما یا مدیرانتان هر هفته ساعت‌ها را صرف تهیه برنامه کارمندان می‌کنید تا با تغییرات دائمی لحظه آخری مقابله کنید؟ آیا کارمندان شما شکایت دارند که وقتی کار می‌کنند یا کار نمی کنند به اندازه کافی به آنها توجه نمی شود؟
زمان بندی فرآیندی است که همه را تحت تاثیر قرار می‌دهد. با ابزار مناسب، می‌توانید با موارد زیر ساده کنید:
- ایجاد الگوهای زمان بندی و استفاده از آنها به جای اختراع مجدد چرخ در هر بار.
- اجازه دادن به کارمندان برای خود برنامه‌ریزی با شیفت‌های باز.
- استفاده از زمان‌بندی خودکار بر اساس در دسترس بودن کارمندان.
- ساده کردن نحوه مدیریت زمان و حضور.
- ایجاد وقفه‌های خودکار برای اینکه مجبور نباشید کارت‌های زمانی را تصحیح کنید.
- پر کردن شیفت به دلیل فراخوانی به سرعت تغییر می‌کند.
- به راحتی نقش‌های پاره وقت را برنامه‌ریزی کنید.
- ایجاد گزارش‌های سفارشی لازم برای برنامه‌ریزی و پیگیری اهداف.
- دریافت هشدارهای اضافه کاری برای کمک به مدیریت هزینه‌های نیروی کار و کاهش هزینه ها.
به آن لیست نگاهی بیندازید و ببینید چقدر از برنامه‌ریزی نیروی کار شما می‌تواند بهبود یابد! وقتی من کار می‌کنم می‌توانم همه اینها و حتی بیشتر از آن را انجام دهم.
در نظر بگیرید که چگونه می‌توانید خودکار باشید:
- سیستم‌های مدیریت یادگیری برای حضور کارکنان
- مدیریت موجودی.
- مدیریت و ردیابی متقاضیان کاربردی و شغلی.
- تهیه بلیط پشتیبانی مشتری
برگردید و به اطلاعاتی که جمع آوری کرده اید نگاه کنید. بر اساس آنچه که برای شرکت شما بیشترین اهمیت را دارد، چه چیزی را می‌توانید خودکار کنید؟
به خاطر داشته باشید که ساده کردن فرآیندهای شما به زمان نیاز دارد. شما سیستمی را که اکنون از آن استفاده می‌کنید در مدت طولانی ساخته‌اید و نمی‌توانید یک شبه آن را تغییر دهید. اما نگران نباشید، تغییر و اجرای آن حتما هم کار دشواری نیست. با برنامه کارمندان خود شروع کنید، چرا که فوری ترین تأثیر را بر کل تیم شما دارد و همچنین تأثیر گسترده ای بر برنامه‌ریزی کلی نیروی کار شما دارد.
سپس، فرآیندهای دستی برای اتوماسیون را یکی یکی تغییر دهید. به خاطر داشته باشید که ساده سازی چیزی است که در حال انجام است و نیاز به اصلاح و تنظیم دارد. هنگام ایجاد تغییرات به بازخورد کارکنان توجه کنید. هدف نهایی شما بهبود اثربخشی و کارایی، صرفه جویی در هزینه و زمان و کارمندانی است که از شغل خود لذت می‌برند زیرا فرآیندهایی که باید از آنها استفاده کنند مانعی برای عالی انجام دادن کارها نمی شود. اینها کارهای زیادی است که می‌توانید انجام دهید، همه اینها فقط با تصمیم گیری‌های برای ساده کردن فرآیندها ممکن می‌شود.
