آیا تا به حال پیش آمده ساعت‌ها زمانتان را در یک جلسه ارائه بگذرانید و در نهایت پیش خوتان بگویید که اگر جزوه‌اش را داده بودند بهتر بود؟ یا تا به حال پیش آمده است که دقایقی را وقت بگذارید و یک دستورالعمل را بخوانید و در نهایت فکر کنید حتی از قبل هم گیج‌تر شده‌اید؟ چطور می‌توانیم از بروز دوباره این مشکل جلوگیری کنیم؟ جاب اید ها یا کمک‌های شغلی بهترین راه حل هستند.
جاب اید (job aid) چیست؟
هر چیزی که بتواند به شما اطلاعات و راه‌حل‌های لازم برای انجام دادن یک تسک (وظیفه) بدهد. مثال‌هایی از جاب اید به شرح زیر است:
- جزوه‌های کاغذی
- دستورالعمل‌های تک برگی (one- pagers)
- لیست دستورالعمل‌ها
- برگه تقلب (cheat sheet)
- برگه‌های پرینت گرفته شده
- نکاتی برای پشتیبانی عملکرد
اساسا شغل‌یار هر چیزی است که می‌تواند فرایند یادگیری را برای افراد آسان کند. حتی زمانی که مبلمان و وسایل چوبی می‌خرید که برگه‌های راهنمایی سرهم‌بندی دارند، آن برگه‌ها نیز در دسته جاب اید قرار می‌گیرند.
این شغل یارها در همه سازمان‌ها استفاده می‌شوند. در واقع هر محیطی که در آن چیزی به کسی آموزش داده می‌شود، می‌تواند جاب اید داشته باشد.
اگر شما بتوانید جاب ایدهای درست و کاربردی طراحی بکنید نه تنها می‌توانید عملکرد افراد را بهبود بخشید بلکه حتی می‌توانید روی رفتار آن‌ها نیز تاثیر بگذارید بدون اینکه زمان و هزینه زیادی مصرف کنید.
چگونه می‌توانیم جاب ایدهای تاثیرگذار طراحی کنیم؟
پیش از هر چیزی لازم است بدانید که جاب ایدها تنها رشته‌ای از کلمات کنارهم نشسته به شکل کاغذهای پرینت گرفته شده یا پی‌دی‌اف‌ها نیستند.
برای اینکه آن‌ها در فرایند یادگیری تاثیرگذار باشند در ابتدا باید به خوبی سازماندهی شوند، نباید شامل مراحل و بخش‌های اضافه باشند و از تمام این‌ها مهم‌تر باید بتوانند مسئله یا مشکلی از یادگیرنده را حل کنند.
به طور خلاصه بهترین جاب ایدها آن‌هایی هستند که ساده، روان و از لحاظ بصری جذاب باشند. ممکن است در نگاه اول تصور کنید که طراحی جاب اید زمان‌بر و بی‌کاربرد است، اما مطمئن باشید با داشتن آن می‌توانید در زمان خود و نیروهایتان بسیار صرفه‌جویی و حتی بازخورد بهتری نیز دریافت کنید.
اگر توجه شما به اندازه کافی جلب شده است، در ادامه نکاتی را برای طراحی یک جاب اید مناسب به شما ارائه می‌کنیم.
-
مخاطب هدفتان را شناسایی کنید
برای درک ترجیحات مخاطبان خود یک تحقیق عمیق انجام دهید.
شناخت مخاطبان می‌تواند به اشکال مختلفی انجام شود. این کار با ملاقات با SME (کارشناس موضوع) برای جمع‌آوری اطلاعات در مورد مخاطب هدف شروع کنید. اگر به اطلاعات بیشتری نیاز دارید، می‌توانید با تک‌تک کارمندان مصاحبه کنید، حتی برای سرعت بخشیدن به این پروسه می‌توانید این کار را به صورت آنلاین انجام دهید.
پیشنهاد می‌کنیم حداقل از یکی از گزینه‌های حضوری برای شناخت شخصی مخاطبان در سطح عمیق‌تر استفاده کنید. هنگامی که مخاطبان خود را شناختید، حال زمان آن است که یک تحلیلِ نیاز انجام دهید.
-
اطلاعاتتان را جمع‌آوری و تقویت کنید
زمان آن فرا رسیده است که کمی دانش‌تان را عمیق‌تر کنید. افراد برای یادگیری به چه چیزی «نیاز» دارند؟ شاید مهم‌ترین کلمه در جمله بالا، «نیاز» باشد.
مهم‌ترین بخش تهیه جاب اید، بخش محتواست. برای این بخش به اندازه کافی زمان صرف کنید. جاب ایدی که از لحاظ بصری خیلی زیبا باشد اما محتوای کمک‌کننده‌ای که «نیاز» یادگیرنده را برطرف کند، نداشته باشد هیچ کاربردی نخواهد داشت.
-
در انتخاب کلماتتان دقت کنید
همیشه به عمل و ثبات فکر کنید.
دستورالعمل‌ها باید همیشه شامل افعال کنشی مختصر باشند. از این گذشته، جاب ایدها به افراد آموزش می‌دهند که دقیقا چه کاری باید انجام دهند. فراموش نکنید که جملات کوتاه و مستقیم بیشترین تاثیر را دارند.
مثلا کلمه «وارد کنید» یک فعل عمل محور است که دقیقا به شما می‌گوید که چه کاری را باید انجام دهید. این همان چیزی است که به آن نیاز دارید.
نکته‌ای که باید به آن توجه کنید این است که در تمام طول جاب ایدها برای انجام یک کار مشخص از یک فعل ثابت استفاده کنید.
در آخر مجددا تاکید می‌کنیم: فراموش نکنید جملاتتان را کوتاه و ساده نگه دارید.
-
در انتخاب قالب بسیار دقت کنید
زمانی که محتوای جاب اید را نوشتید، نوبت به انتخاب قالب می‌رسد.
انتخاب فرمت مناسب برای جاب اید، یک مرحله حیاتی است. یک شغل یار تنها زمانی موثر خواهد بود که محتوای متنی و قالب بصری به یک اندازه جذاب باشند.
در ادامه با توجه به شرایط و محتوا برای شما چند نمونه قالب آماده کرده‌ایم:
- فرآیند گام به گام (که معمولا با عنوان «کتاب آشپزی» شناخته می‌شود): همان‌طور که از نام آن پیداست، با استفاده از دستورالعمل‌های گام به گامِ خاصی که باید به ترتیب دنبال شوند، طراحی می‌شود.
- چک لیست‌ها: از این قالب برای تکمیل بخشی از کارهای روزانه، هفتگی یا ماهانه استفاده می‌شود که معمولا شامل چک باکس‌ها و لیستی از موارد قابل اجرا است.
- جدول تصمیم: از یک شبکه برای هدایت یادگیرنده‌ها به سمت تصمیم درست استفاده می‌کند.
- فلوچارت (شبیه به جدول تصمیم): با استفاده از یک سری شرایط یادگیرنده‌ها را به سمت نتیجه نهایی هدایت می‌کند؛ معمولا شامل کادرها و فلش‌هایی برای حرکت از ایدهای به ایده دیگر است.
- کاربرگ: اغلب برای آزمایش دانش یادگیرنده، انجام وظایف دنیای واقعی و فراهم کردن فضایی برای سازماندهی و ثبت اطلاعات برای یادگیرنده‌ها استفاده می‌شود.
- راهنمای مرجع: معمولا زمانی استفاده می‌شود که یادگیرنده قبلا با این روش آشنا باشد اما به یک راهنما برای یادآوری سریع نیاز دارد.
-
از لحاظ بصری زیباسازی کنید
وقت آن است که زیباسازی را شروع کنید. طراحی بصری بخش مهمی از ایجاد یک شغل یار است. این کار نیاز به ترکیبی از «خلاقیت» و طراحیِ «تجربه کاربر» دارد.
همان‌طور که به بخش تجربه کاربری فکر می‌کنید، خود را به جای یادگیرنده قرار دهید. می‌خواهید چه چیزی را ببینید؟ چه چیزی برای شما جذاب‌تر است؟
نکات طراحی سریع برای کمک‌های شغلی موثر:
- فقط از 2-3 رنگ استفاده کنید
- شامل تصاویر (نمودار، تصاویر، اینفوگرافیک) باشد
- ظاهر کار خود را یکسان نگه دارید
- اگر در طراحی بصری تازه کار هستید، از الگوهای از پیش طراحی شده استفاده کنید.
منبع: waterbearlearning.com
