مسئول دفتر با توجه به اینکه مستقیماً زیر نظر مدیر عامل قرار دارد، توصیه می‌شود هر سازمان یا شرکتی یک مسئول دفتر داشته باشد. مهمترین وظایف مسئول دفتر که به آن مشغول است، نظارت بر کلیه وظایف مربوط به رئیس سازمان و مدیریت ارتباطات داخلی و خارجی است.
یکی از مزایای کلیدی استخدام مسئول دفتر، توانایی آنها در رسیدگی به مسائل با سطح بالایی از جزئیات و پرداختن به جنبه‌هایی است که ممکن است وقت گیر بوده یا نیاز به سطحی از صبر و شکیبایی بالاتر از مدیر عامل داشته باشد.
در ادامه این مقاله از سایت کاریابی جاب آفر به بررسی بازار کارو شرح شغلی مسئول دفتر در ایران و خارج از ایران، تحصیلات و آموزشهای آکادمیک و مهارتهای مورد نیاز برای شغل مسئول دفتر مدیرعامل پرداخته شده است. اگر می‌خواهید این شغل را در آینده اتخاذ کنید، بهتر است تا انتهای این مطلب با ما همراه باشید.
شرح شغلی و وظایف مسئول دفتر چیست؟
نقش مسئول دفتر بسته به اندازه و ساختار سازمان می‌تواند متفاوت باشد، اما به طور کلی، یک مسئول دفتر مسئول نظارت بر عملیات روزانه یک دفتر و اطمینان از این است که کارها به خوبی انجام می‌شود. شرح شغل و اختیارات یک مسئول دفتر می‌تواند متفاوت باشد.
مسئول دفتر مدیر عامل مجاز است جلسات داخلی را سازماندهی یا لغو کند، با ذینفعان خارجی و داخلی ارتباط برقرار کند، با همه کارکنان و مدیران ارتباط برقرار کند، اسناد و پرونده‌های محرمانه را مدیریت کند و در نهایت گزارش‌های لازم را جمع‌آوری و به مدیرعامل ارائه نماید.
برخی دیگر از مسئولیت‌ها و ویژگی‌های رایج مرتبط با این نقش عبارتند از:
- نظارت اداری
- نظارت بر منابع انسانی
- ارتباطات مؤثر با مشتریان و سازمان‌ها
- مدیریت مالی
- مدیریت تأسیسات و محیط کار ایمن
- پشتیبانی فناوری و فناوری اطلاعات
- برنامه ریزی جلسات و مدیریت زمان
- قدرت حل مسئله
- تصمیم گیری
- تخصیص منابع
- مدیریت پرسنل
- اجرای سیاست و برنامه‌ها
- نقش نماینده و تعامل با مشتریان خارجی
وظایف مسئول دفتر حرفه ای چیست؟
وظایف مدیر و مسئول دفتر بسته به شرکت یا سازمانی که افراد در آن کار می‌کنند، متفاوت است، اما به طور کلی وظایف افراد در نقش مسئول دفتر یا رئیس دفتر عبارتند از:
- ضبط تماس‌های دریافتی و گزارش به مدیر
- تماس با کارکنان، مدیران سایر واحدها و مشتریان
- پاسخگویی حضوری به مشتریان
- ثبت نامه‌های دریافتی و ارسالی شرکت و کنترل پیوست‌های مربوطه
- دریافت گزارش‌ها و مکاتبات تایپ شده، کنترل پیوست‌ها، ارائه به مدیر عامل و اخذ امضا
- آرشیو کلیه اسناد، پرونده‌ها، اوراق، نامه‌ها و گزارش‌ها در یک آرشیو اختصاصی
- کنترل ورود و خروج به دفتر مدیر عامل
- برنامه ریزی و هماهنگی جلسات داخل و خارج سازمان
- هماهنگی برنامه‌ها و انتصابات مافوق و پیگیری تحقق آنها
- برنامه ریزی و هماهنگی سفرها و مأموریت‌های کاری
- ابلاغ دستورات و پیام‌های مدیر عامل به پرسنل و سایر بخش‌های سازمان
- تنظیم نامه‌های اداری و سازمانی طبق دستور مدیر مافوق
- ارسال مکاتبات و مدارک صادره از سوی شرکت به واحدها، شرکت‌های تابعه و ادارات مربوطه
- ارائه گزارش روزانه به مدیرعامل در خصوص رویدادهای مهم سازمان
بازار کار مسئول دفتر در ایران
در ایران به عنوان یک مقام رسمی یا رئیس دفتر می‌توانید در بخش اداری هر سازمان یا شرکت دولتی یا خصوصی مشغول به کار شوید و با کسب تجربه و مهارت بیشتر می‌توانید به رتبه‌های بالاتری برسید. در خصوص وضعیت بازار کار مسئول دفتر در ایران و میزان اشتغال آن، آمار دقیقی منتشر نشده است. اما به طور کلی، با توسعه کسب و کار و رونق اقتصادی که منجر به افزایش فعالیت در شرکت‌ها و سازمان‌ها و بهبود کارآفرینی می‌شود، انتظار می‌رود تقاضا برای افراد در نقش‌های مرتبط با ادارات از جمله رئیس و مسئول دفتر افزایش یابد.
بازار کار مسئول دفتر در خارج از ایران
بازار کار مسئول دفتر در خارج از ایران دارای وضعیت بهتری است که برای کسب فرصت های شغلی و ارزیابی وضعیت فعلی بازار کار مسئول دفتر در سراسر جهان بهتر است مراحل زیر را در نظر بگیرید:
- تابلوهای شغلی و وب سایت‌های شغلی: با توجه به این تابلوها زودتر می‌توانید شغلی با این سمت بدست آورید.
- گزارش‌های صنعت: با پیگیری گزارش‌ها و تحلیل‌های خاص صنعت، می‌توانید در مورد روندها و تقاضا برای نقش‌های مدیریت اداری آگاه شوید.
- شبکه سازی: از طریق رویدادهای شبکه با متخصصان این حوزه ارتباط برقرار کنید. گروه‌ها یا انجمن‌های خاص صنعت می‌توانند بینشی در مورد بازار کار ارائه دهند.
- سازمان‌های حرفه‌ای: با مدیریت دفتر بین المللی یا سازمان‌های حرفه‌ای اداری تماس بگیرید. آنها اطلاعاتی در مورد روندها، فرصت‌های شغلی ارائه می‌دهند.
- آژانس‌های کاریابی: آژانس‌های استخدام بین المللی در پست‌های مدیریت اداری اغلب بر نبض روندهای فعلی بازار کار تسلط دارند.
- اخبار اقتصادی: مراقب به روز رسانی‌های اقتصادی جهانی و اخباری باشید که ممکن است بر بازار کار تأثیر بگذارد.
- وب سایت‌های شرکت: بخش‌های شغلی وب‌سایت‌های شرکت‌های چند ملیتی را کاوش کنید تا روند استخدام آنها برای موقعیت‌های مدیریت اداری را دریابید.
تفاوت وظیفه مسئول دفتر و منشی
شاید برای شما سؤال پیش آید که تفاوت وظیفه مسئول دفتر و منشی چیست؟ باید در پاسخ بگوییم میان مسئول دفتر و سمت منشی و وظایف آنها تفاوت‌هایی وجود دارد. مهمترین تفاوت بین یک مسئول دفتر و یک منشی مربوط به حوزه کاری آنها است.
معمولاً منشی مسئول هماهنگی امور کل شرکت می‌باشد، اما مدیران دفاتر به غیر از انجام وظایف منشی، وظایف منحصر به فردی همچون حضور در جلسات و انجام دستورات مدیر یا مدیران را نیز بر عهده دارند.
اگر چه وظایف یک کارمند اداری تا حدودی مشابه وظایف منشی است، اما کارمند دفتر نیز موظف می‌باشد وظایف مدیر را در چارچوب مقررات شرکت و دفتر به عمل رساند.
بیشتر بخوانید: 9 مورد از پرتقاضاترین مهارتهای نرم
حقوق مسئول دفتر در ایران چیست؟
عوامل مختلفی بر درآمد تأثیر می‌گذارند و رئیس دفتر بودن نقشی است که در آن تخصص می‌تواند به موفقیت چشمگیری منجر شود. با توجه به تأثیر مستقیمی که چنین فردی می‌تواند بر بازده کاری مدیر عامل داشته باشد، یک مدیر عامل اغلب مایل است روی یک مسئول دفتر کارآمد و شایسته سرمایه گذاری کند.
بیشترین عامل مؤثر بر میزان حقوق مسئول دفتر بر اساس میزان تجربه و نوع شرکتی که وی در آن مشغول به کار است، تعیین می‌شود. در ادامه جدولی ارائه شده که حداقل و حداکثر میزان حقوق مسئول دفتر در ایران در آن ذکر شده است.
| میزان تجربه | میزان حقوق |
| حداقل حقوق پایه با تجربه کاری کمتر از 2 سال | 8-10 میلیون |
| داشتن حداقل 2 سال تجربه کاری در شرکت‌های معمولی | 12-16 میلیون |
| حداکثر حقوق ممکن در شرکت‌های بزرگ | 25 میلیون |
برخی از عوامل کلیدی که بر درآمد یک مدیر دفتر تأثیر می‌گذارد، عبارتند از:
- تجربه و سابقه کار
- وسعت مسئولیت‌ها و وظایف
- نوع شرکت و صنعت آن
- اندازه شرکت و تعداد پرسنل
- سودآوری شرکت
- تفاوت‌های جنسیتی
- مدت زمان اشتغال
- عملکرد شغلی
- موقعیت جغرافیایی (معمولاً میانگین حقوق در تهران از سایر شهرها بیشتر است.)
تحصیلات و آموزشهای آکادمیک مورد نیاز
الزامات آموزشی و آکادمیک برای یک مسئول دفتر می‌تواند بسته به کارفرما، صنعت و مسئولیت‌های خاص مرتبط با نقش متفاوت باشد. با این حال، ترکیبی از تحصیلات، دوره‌های آموزشی مرتبط و تجربه عملی می‌تواند صلاحیت‌های یک متقاضی را افزایش دهد. تحصیلات و آموزشهای آکادمیک موردنیاز برای رئیس دفتر در ادامه ارائه شده است.
- تحصیلات: بسیاری از کارفرمایان به دنبال کاندیداهایی با حداقل مدرک دیپلم دبیرستان یا معادل آن هستند.
- مدارک تحصیلی مرتبط: در حالی که مدرک خاصی برای مدیران اداری وجود ندارد، مدارک در مدیریت بازرگانی، مدیریت، مدیریت اداری، یا رشته‌های مرتبط می‌تواند سودمند باشد.
- دوره آموزشی: دوره‌های مدیریت اداری، ارتباطات تجاری، رفتار سازمانی، امور مالی و منابع انسانی می‌تواند دانش و مهارتهای ارزشمندی را ارائه دهد.
- گواهینامه‌ها: دریافت گواهینامه‌های مربوطه مثل گواهینامه‌های مدیریت پروژه، منابع انسانی یا مدیریت اداری می‌تواند صلاحیت شما را افزایش دهد.
- تجربه: تجربه عملی اغلب بسیار ارزشمند است. با کسب مهارت‌هایی مانند سازماندهی، ارتباط و حل مسئله می‌توانید صلاحیت خود را برای استخدام افزایش دهید.
- مهارتهای نرم: کارفرمایان اغلب به دنبال مهارتهای نرم مانند ارتباطات، رهبری، سازگاری و توجه به جزئیات هستند.
مهارتهای مورد نیاز برای مسئول دفتر چیست؟
مدیران دفاتر به مجموعه‌ای از مهارتها نیاز دارند تا بتوانند به طور مؤثر مسئولیت‌های متنوع مرتبط با نظارت بر عملیات دفتر را انجام دهند. این مهارتها در مجموع به مدیریت موفق یک محیط اداری کمک می‌کند. در ادامه مهمترین مهارتهای مورد نیاز برای مسئول دفتر ارائه شده است:
- مهارتهای سازمانی
- مهارتهای ارتباطی
- مهارتهای رهبری و نظارت
- مهارت حل مسئله
- تطبیق پذیری
- توجه به جزئیات
- مدیریت مالی
- دانش منابع انسانی
- مهارت فناوری
- خدمات مشتری
- مهارتهای مذاکره
- مهارت مدیریت پروژه
- مهارت کار تیمی
- محرمانه بودن
- مهارت شبکه سازی
- مهارت حل تعارض
در ادامه به توضیح کوتاهی در خصوص هر کدام از این مهارتها می پردازیم.
مهارتهای سازمانی
- توانایی اولویت بندی کارها و مدیریت کارآمد زمان.
- مسئولیت‌ها و وظایف گروهی.
مهارتهای ارتباطی
- مهارتهای ارتباطی گفتاری و نوشتاری قوی.
- توانایی برقراری ارتباط مؤثر با کارمندان، مشتریان و شرکای خارجی.
مهارتهای رهبری و نظارت
- توانایی رهبری و ایجاد انگیزه در یک تیم.
- نظارت بر کارکنان، تفویض وظایف و ارائه راهنمایی.
حل مسئله
- مهارتهای تحلیلی و تفکر انتقادی برای رسیدگی به مسائل در صورت بروز آنها.
- توسعه و اجرای راه حل‌های مؤثر.
تطبیق پذیری
- انعطاف پذیری برای انطباق با اولویت‌ها و موقعیت‌های در حال تغییر.
- گشودگی به ایده‌ها و رویکردهای جدید.
توجه به جزئیات
- دقت در انجام وظایف و مدیریت سوابق.
- به حداقل رساندن اشتباهات در کارهای اداری.
مدیریت مالی
- مهارتهای بودجه بندی برای مدیریت کارآمد امور مالی دفتر.
- درک اولیه از فرآیندهای مالی، مانند صورتحساب و ردیابی هزینه.
دانش منابع انسانی
- آشنایی با فرآیندهای منابع انسانی، از جمله استخدام و روابط کارکنان.
- آشنایی با قوانین و مقررات استخدامی.
مهارت فناوری
- مهارت در استفاده از نرم افزار آفیس (مانند Microsoft Office Suite).
- مهارتهای اولیه IT برای رسیدگی به مسائل فنی یا هماهنگی پشتیبانی IT.
خدمات مشتری
- توانایی ارائه خدمات عالی داخلی و خارجی به مشتریان.
- رسیدگی به سؤالات و نگرانی‌های مشتریان.
مهارتهای مذاکره
جهت انعقاد قراردادها، معاملات و توافقات با فروشندگان یا ارائه دهندگان خدمات.
مدیریت پروژه
مهارتهای اولیه مدیریت پروژه برای برنامه ریزی و هماهنگی پروژه‌ها و رویدادهای اداری.
همکاری تیمی
- همکاری با سایر بخش‌ها و تیم‌های درون سازمان به طور مؤثر.
- ایجاد یک محیط کاری مثبت و مشارکتی.
حفظ محرمانگی
حفظ محرمانه بودن اطلاعات حساس و استفاده از آنها با مسئولیت پذیری
شبکه سازی
ایجاد و حفظ روابط حرفه‌ای با مشتریان، فروشندگان، و مخاطبین صنعت.
حل تعارض
توانایی رسیدگی و حل تعارضات درون تیم یا بین کارکنان.
حدود اختیارات مسئول دفتر چیست؟
حدود اختیارات یک مدسئول دفتر بسته به ساختار سازمان، سیاست‌ها و تفویض خاص مسئولیت‌ها می‌تواند متفاوت باشد. برای مدیران دفاتر بسیار مهم است که دامنه اختیارات خود را بدانند و با سایر بخش‌ها و سطوح مدیریتی به طور مؤثر همکاری کنند.
ارتباطات باز و درک واضح از سلسله مراتب سازمان و فرآیندهای تصمیم گیری به این اطمینان منجر می‌شود که مسئول دفتر در محدوده تعیین شده اختیارات خود عمل می‌کند. در ادامه برخی از حدود اختیارات یک مسئول دفتر ذکر شده است:
- مرزهای خط مشی و رویه: اختیارات یک مسئول دفتر معمولاً توسط سیاست‌ها و رویه‌های تعیین شده سازمان محدود می‌شود.
- محدودیت‌های مالی: در حالی که یک مدیر دفتر ممکن است بر بودجه بندی و مدیریت مالی در دفتر اختیار داشته باشد، اغلب محدودیت‌هایی در هزینه‌ها وجود دارد.
- تصمیمات منابع انسانی: تصمیمات مهم منابع انسانی، مربوط به استخدام، اخراج، یا تغییرات عمده سیاست می‌تواند بر عهده مسئول دفتر باشد.
- تصمیم گیری استراتژیک: تصمیمات استراتژیک سطح بالا که کل سازمان را تحت تأثیر قرار می‌دهد ممکن است جزء اختیارات یک مسئول دفتر باشد.
- رعایت قوانین و مقررات: مسئول دفتر باید در حدود قانون عمل کند و اطمینان حاصل کند که فعالیت‌های دفتر با مقررات مربوطه مطابقت دارد.
- همکاری بین بخشی: در حالی که یک مسئول دفتر ممکن است در بخش خود دارای اختیارات باشد، همکاری با سایر بخش‌ها ممکن است شامل هماهنگی با سایر مدیران یا مدیران اجرایی باشد. تصمیمات متقابل ممکن است نیاز به ورودی از چندین حوزه سازمان داشته باشد.
- نمایندگی شرکت: اختیار نمایندگی شرکت در امور خارجی، مانند مذاکره با فروشندگان یا مشتریان، ممکن است محدودیت‌هایی داشته باشد. توافقات یا قراردادهای مهم ممکن است نیاز به تأیید سطوح بالاتر مدیریت یا بخش حقوقی داشته باشند.
سخن پایانی
سمت شغلی مسئول دفتر، مستقیماً زیر نظر مدیر عامل قرار دارد. امروزه هر سازمان یا شرکتی با توجه به قابلیت‌ها و توانایی‌های خود، یک مسئول دفتر دارد. مهمترین اموری که مدیران دفتر به آن مشغول هستند، نظارت بر کلیه وظایف مربوط به رئیس سازمان و مدیریت ارتباطات داخلی و خارجی است.
اگر می‌خواهید در آینده به این شغل مشغول شوید، این مطلب برای شما نوشته شده است. این مطلب شامل بررسی بازار کار مسئول دفتر در ایران و خارج از ایران، تحصیلات و آموزشهای اکادمیک و مهارتهای مورد نیاز برای شغل مسئول دفتر است.
سؤالات متداول
تفاوت منشی و مسئول دفتر چیست؟
به طور معمول سمت منشی، کارهای عمومی‌تر شرکت را انجام می‌دهد و مسئول دفتر وظایف مربوط به امور کلی و حرفه‌ای‌تر را بر عهده دارد.
وظایف مسئول دفتر چیست؟
وظایف افراد به عنوان مسئول یا رئیس دفتر بر حسب شرکت یا سازمانی که افراد در آن فعالیت می‌کنند، تعیین می‌شود. پاسخگویی به تلفن‌ها، ایمیل‌ها و غیره، برنامه‌ریزی جلسات، کمک به تهیه گزارش‌های برنامه‌ریزی شده، سفارش لوازم اداری، ایجاد گزارش، انجام پروژه‌های متعدد، تهیه و نظارت بر فاکتورها و ارائه تحلیل در مورد مسائل مربوط به حوزه خود از جمله وظایف اصلی مسئول دفتر است.
